Kanzleiorganisation - großes Problem

Hier hinein gehören alle Themen rund um Büroorganisation, Büroverwaltung, Kanzleiorganisation etc.
Benutzeravatar
Kanzleihund
Absoluter Workaholic
Beiträge: 1716
Registriert: 16.01.2012, 20:55
Beruf: Rechtsanwältin
Software: Phantasy (DATEV)

#21

25.02.2012, 12:48

Alle Anwälte, alle Post kann sinnvoll sein. Ist bei uns (theoretisch - weil elektronisches Büro) auch so.

Wenn ich Schriftsätze verfasse, kommen an alle Anlagen Post-Its, wo ich auch noch die Nummer der Anlage drauf schreibe. Gleich raus nehmen ist blöd, weil die Akten dann durcheinander kommen und am Ende kein Schreiben mehr da ist, wo es hingehört.
"Mein Leipzig lob ich mir, es ist ein klein Paris und bildet seine Leute" ("Faust, der Tragödie erster Teil")
Benutzeravatar
Rumpelstilzchen
Kennt alle Akten auswendig
Beiträge: 592
Registriert: 10.09.2008, 21:48
Beruf: Rechtsanwaltsfachangestellte
Software: RA-Micro

#22

25.02.2012, 13:30

Hab jetzt nicht alles gelesen. Was ich aber auch unnötig finde:
Botengänge zu allen Banken um Kontoauszüge zu holen oder Post hinzubringen.

Effektiver ist es sicher, Ausgangspost für die Bank mit der normalen Briefpost zu senden.

Kontoauszüge kann man sich schicken lassen (ist verhältnismäßig teuer) oder - sollte man am Online-Verfahren teilnehmen, kann man sich diese ausdrucken.
Benutzeravatar
Zwergnase
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 12
Registriert: 09.03.2009, 18:57
Wohnort: Sauerland

#23

25.02.2012, 22:51

Gut das mit dem Akten immer wieder durchnummerieren nervt die Azubis (mich damals natürlich auch) jeden Tag aufs neue! Ich werde nun am Montag wieder versuchen einige Vorschläge (dank eurer Hilfe!!) den Chefs aufen Tisch zu legen.

Wie ich es selbst schon meinem Chef gesagt habe, muss bei uns alles auf links gezogen werden. Ich denke wir werden da ohne die Hilfe eines externen Kanzleiberaters nicht raus kommen :-/

Zu der Aussage, dass "der Bürovorsteher ne ruhige Kugel schiebt" muss ich wirklich sofort klarstellen, dass unser lieber Bürovorsteher für mich den stressigsten Job in der ganzen Kanzlei hat. Er hängt nur am Telefon, über Akten etc. Egal wer von uns Angestellten eine Frage hat (egal ob Notariat oder ZV) kommt zu ihm und er nimmt sich genug Zeit um mit einem alles durchzugehen. Klar werden jetzt viele sagen, dass dies auch zum Teil die Aufgabe eines Bürovorstehers ist ABER ihm wird wirklich viel aufen Tisch gelegt. Nebenbei bekommt der Arme immer wieder Beschwerden auch wegen unserer Situation und des Chaos von Chefs, Angestellten und Azubis zu hören. Er versucht mit am MEISTEN an unserer Situation was zu ändern. Ich denke auch, dass auch er durch einige (wie ihr nun auch feststellen konntet) unnütze Arbeiten (wie die Post durchsehen) mit anderen wichtigen Sachen nicht hinterherkommt.

Es ist wirklich nicht so, dass jemand von uns ne ruhige Kugel auf der Arbeit schiebt. Ja ich weiß, dass wir falsch organisiert sind und deswegen alle Stress haben und wir uns trotz vieler Arbeit unser Grab schaufeln.

Ich möchte mich an dieser Stelle bei euch ALLEN bedanken, dass ihr mir hier schon so viele "Ar...tritte" :-) gegeben habt. Ich war wie schon gesagt eine der wenigen, die das Chaos wirklich gesehen hat aber IHR habt es mir nochmal.. ja noch krasser gezeigt. Jetzt weiß ich, dass es in anderen Kanzlei viel besser abläuft. Dies war ja auch mein Ziel! Von euch eure Arbeitsabläufe und etwas von eurer Organisation aufzugreifen.

Ich hatte gehofft, dass ich mit ein paar kleinen Tipps von euch irgendwie doch noch alles kippen kann...aber leider muss ich doch nun zugeben, dass wir das ohne externe Hilfe wohl kaum schaffen. Natürlich werde ich Montag zum Chef gehen und wieder ein ernstes Gespräch führen. Wir werden versuchen schon einiges direkt in die Tat umzusetzen aber ich denke, dass dies nicht allein reichen wird :-(

Aber nochmal DANKE!!!!

Ich würde mich freuen, noch mehr von euch zu hören. Weitere Vorschläge, wie die Abläufe bei euch sind, etc.
Benutzeravatar
jojo
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 3162
Registriert: 26.09.2007, 15:07
Beruf: manchmal Rechtspfleger
Wohnort: Voerde

#24

26.02.2012, 09:13

Tja, ich versteh wirklich nicht, warum ihr die Post nicht vorsortiert:

Jedes Dezenat bekommt seine Post zum raussuchen und legt dann die Post dem Anwalt mit Akte vor. Was soll der ohne Akte mit der Post ?

Die ReNos im Dezenat kennen ihre Akten, wissen wo die sind...

Durchnummerieren würde ich auch nicht, das müssen wir machen und bei uns ist es auch sinnvoll, aber bei euch ?

Und Werbung geht direkt in die Rundablage. :auslach :auslach
Denn für immer Punk, will ich sein mein Leben lang,
Lieber Aussenseiter sein, als ein dummes Spiesserschwein... (WiZO Nanana)

Der Totenschädel lacht, die schwarzen Fahnen wehen... Viva St. Pauli ! 177
http://www.youtube.com/watch?v=0M2mCKVoBrQ" target="blank
Benutzeravatar
Soenny
Administratorin
Administratorin
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 12223
Registriert: 21.02.2007, 11:07
Beruf: Bürovorsteherin
Software: RA-Micro
Kontaktdaten:

#25

26.02.2012, 09:31

Jedes Dezenat bekommt seine Post zum raussuchen und legt dann die Post dem Anwalt mit Akte vor. Was soll der ohne Akte mit der Post ?
Was soll er mit Akten und Post, wenn er sie nicht braucht? Z. B. wenn nur zur Kenntnis verfügt werden muß oder MA zur Rücksprache?
❤️ Ich helfe Straßenkatzen, bitte helft mit: Homepage der Straßenkatzen Bonn/Rhein-Sieg e.V. ❤️

Bei manchen Menschen ist es interessant zu sehen, wie das Alter den Verstand überholt hat! (Autor: A.G.)


Bild Bild



An die Person, die meine Schuhe versteckt hat, während ich auf der Hüpfburg war: Werd' erwachsen! :motz
Andreas

#26

26.02.2012, 10:41

Das Vorauszeichnen der Post ohne vorheriges Raussuchen der Akte hat sich in zwei Kanzleien, in denen ich beschäftigt war, als sehr effektiv gezeigt. Es fördert auch die frühere Bearbeitung (also zeitlich gesehen, am Tage), weil eben nicht erst alle Akten gesucht werden müssen, sondern RA und Sekr. eh die Akte kennen und wissen, da muß nur Kopie an Mandant, oder Kopie an Mandant, dann zum RA zum SS fertigen.
Benutzeravatar
Lämmchen
Foreno-Inventar
Beiträge: 2912
Registriert: 29.04.2009, 11:04
Beruf: Gepr. ReFaWi
Software: Ikaros

#27

26.02.2012, 10:42

Wir haben auch Bereiche, in denen die Akten durchnummeriert werden. Passiert aus genau denselben Gründen, wie bei Zwergnase. Aber das macht dann auch die ReFa sobald sie die Akte bearbeitet hat. In meinem Bereich wird auch mit Post-Its gearbeitet.

Jojo, der RA braucht wirklich nicht alle Akten zur Post. Teilweise können wir die selbständig bearbeiten, er muss sie einfach nur einmal gesehen haben.
Liebe Grüße

Das Lämmchen Bild
Benutzeravatar
Soenny
Administratorin
Administratorin
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 12223
Registriert: 21.02.2007, 11:07
Beruf: Bürovorsteherin
Software: RA-Micro
Kontaktdaten:

#28

26.02.2012, 10:59

Das paginieren von Aktenstücken halte ich nur für sinnvoll, wenn ich wirklich zig Anlageordner habe, die dann entsprechend beschriftet werden, bei "normalen" Akten halte ich das für Zeitverschendung.
❤️ Ich helfe Straßenkatzen, bitte helft mit: Homepage der Straßenkatzen Bonn/Rhein-Sieg e.V. ❤️

Bei manchen Menschen ist es interessant zu sehen, wie das Alter den Verstand überholt hat! (Autor: A.G.)


Bild Bild



An die Person, die meine Schuhe versteckt hat, während ich auf der Hüpfburg war: Werd' erwachsen! :motz
Benutzeravatar
Lämmchen
Foreno-Inventar
Beiträge: 2912
Registriert: 29.04.2009, 11:04
Beruf: Gepr. ReFaWi
Software: Ikaros

#29

26.02.2012, 11:10

Sanny, ich halte das auch für Zeitverschwendung. Aber wenn der RA darauf besteht, dass "Foto" bitte mit "Ph" geschrieben wird und er im täglichen Leben mit "Herr Dr. B" angesprochen werden mag, würde ich nicht darüber diskutieren, ob da Seitenzahlen draufstehen oder nicht. :lol:
Liebe Grüße

Das Lämmchen Bild
Benutzeravatar
Soenny
Administratorin
Administratorin
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 12223
Registriert: 21.02.2007, 11:07
Beruf: Bürovorsteherin
Software: RA-Micro
Kontaktdaten:

#30

26.02.2012, 11:14

Dann muß man sich aber nicht wundern, daß nicht effektiv gearbeitet wird, wenn man Sachen verlangt, die unnütz sind und Zeit rauben. Ähnlich sehe ich das mit diesen Aktenreitern. Das war so mit das erste was ich abgeschafft habe, weil doch jeder so gesteckt hat, wie es ihm grad paßte. Wir führen eine elektronische WV, da brauche ich keine bunten Klammerteile auf den Akten, die die meisten ohne Anleitung vor der Nase eh nicht verstanden haben.
❤️ Ich helfe Straßenkatzen, bitte helft mit: Homepage der Straßenkatzen Bonn/Rhein-Sieg e.V. ❤️

Bei manchen Menschen ist es interessant zu sehen, wie das Alter den Verstand überholt hat! (Autor: A.G.)


Bild Bild



An die Person, die meine Schuhe versteckt hat, während ich auf der Hüpfburg war: Werd' erwachsen! :motz
Antworten